Eigentümerversammlung: Ablauf, Fristen und Beschlüsse nach der WEG-Reform

Die Eigentümerversammlung ist das wichtigste Gremium einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Hier wird über Hausgeld, Sanierungen, den Verwalter und die Hausordnung entschieden. Trotzdem sind viele Eigentümer unsicher: Welche Fristen gelten? Wer darf abstimmen? Was passiert, wenn kaum jemand kommt? Hier finden Sie die Antworten nach aktueller Rechtslage.

Einberufung: Wer lädt ein und mit welcher Frist?

Einberufen wird die Versammlung vom Verwalter, mindestens einmal im Jahr (§ 24 WEG). Die Einladung erfolgt in Textform, also auch per E-Mail, und muss mindestens drei Wochen vor dem Termin zugehen, außer in Fällen besonderer Dringlichkeit. Die Tagesordnung muss die Beschlussgegenstände so genau bezeichnen, dass sich jeder Eigentümer vorbereiten kann.

Eine außerordentliche Versammlung muss der Verwalter einberufen, wenn mehr als ein Viertel der Eigentümer dies in Textform unter Angabe des Zwecks verlangt. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein dafür ermächtigter Eigentümer einladen.

Beschlussfähigkeit und Mehrheiten

Früher musste mehr als die Hälfte der Miteigentumsanteile vertreten sein, sonst war eine Wiederholungsversammlung nötig. Das ist seit der Reform abgeschafft: Jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung ist beschlussfähig. Die meisten Beschlüsse werden mit der einfachen Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst.

Abgestimmt wird nach dem Gesetz nach Köpfen, also eine Stimme pro Eigentümer. Viele Gemeinschaftsordnungen sehen aber ein Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen oder nach Einheiten vor. Welches Prinzip bei Ihnen gilt, steht in der Teilungserklärung.

Online-Teilnahme und virtuelle Versammlung

Die Eigentümer können beschließen, dass eine Teilnahme auch online möglich ist (hybride Versammlung). Seit Oktober 2024 kann die Gemeinschaft außerdem mit qualifizierter Mehrheit beschließen, Versammlungen für einen begrenzten Zeitraum rein virtuell durchzuführen. In einer Übergangszeit muss dabei weiterhin regelmäßig eine Präsenzversammlung stattfinden. Lassen Sie sich die Voraussetzungen für Ihre Gemeinschaft im Einzelfall von Ihrem Verwalter erläutern.

Vollmacht: Wenn Sie nicht teilnehmen können

Sie können sich vertreten lassen. Die Vollmacht bedarf der Textform. Viele Gemeinschaftsordnungen beschränken den Kreis möglicher Vertreter, etwa auf Ehepartner, andere Eigentümer oder den Verwalter. Formulieren Sie bei wichtigen Punkten am besten eine Weisung, wie abgestimmt werden soll.

Umlaufbeschluss: Entscheiden ohne Versammlung

Beschlüsse können auch ohne Versammlung im Umlaufverfahren gefasst werden. Dafür müssen grundsätzlich alle Eigentümer in Textform zustimmen. Die Gemeinschaft kann aber für einen konkreten Gegenstand beschließen, dass im Umlaufverfahren die einfache Mehrheit genügt. Das ist praktisch, wenn zum Beispiel kurzfristig ein Auftrag vergeben werden muss.

Protokoll und Beschluss-Sammlung

Über die Versammlung ist unverzüglich ein Protokoll zu erstellen. Alle Beschlüsse werden zusätzlich in die Beschluss-Sammlung eingetragen, die der Verwalter führt. Wer einen Beschluss für fehlerhaft hält, kann ihn innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung gerichtlich anfechten.

Checkliste für eine gute Versammlung

• Einladung mindestens drei Wochen vorher mit klarer Tagesordnung
• Unterlagen wie Abrechnung, Wirtschaftsplan und Angebote rechtzeitig vorab
• Ordnungsgemäße Erfassung von Anwesenheit, Vollmachten und Stimmen
• Zeitnahes, vollständiges Protokoll
• Zügige Umsetzung der Beschlüsse mit Rückmeldung an die Eigentümer

Wie die Abrechnung vorbereitet sein sollte, lesen Sie im Ratgeber WEG-Jahresabrechnung. Wie wir Versammlungen organisieren, sehen Sie auf unserer Seite zur WEG-Verwaltung.