Hausverwaltung reagiert nicht: Was Eigentümer jetzt tun können

E-Mails bleiben unbeantwortet, am Telefon meldet sich niemand, selbst ein Einschreiben verpufft. Die letzte Eigentümerversammlung liegt lange zurück, Tagesordnungspunkte werden vertagt, und die Jahresabrechnung ist im Herbst immer noch nicht da. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. Wir hören diese Geschichte von Eigentümergemeinschaften im Landkreis Biberach und darüber hinaus immer wieder.

Die gute Nachricht: Das Wohnungseigentumsgesetz gibt Eigentümern seit der Reform 2020 klare Werkzeuge an die Hand. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen, welche Rechte Sie haben und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen, damit Ihre Beschlüsse am Ende auch rechtlich Bestand haben.

Welche Pflichten hat die Verwaltung eigentlich?

Bevor Sie handeln, hilft ein Blick ins Gesetz. Eine Verwaltung, die nicht reagiert, verletzt in der Regel gleich mehrere gesetzliche Pflichten:

• Eigentümerversammlung: Der Verwalter muss mindestens einmal im Jahr eine Versammlung einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG).
• Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung: Er stellt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan auf und nach Ablauf des Jahres eine Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 1 und 2 WEG).
• Vermögensbericht: Nach Ablauf des Kalenderjahres muss er einen Vermögensbericht mit dem Stand der Rücklagen erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG).
• Protokoll und Beschluss-Sammlung: Über die Beschlüsse ist unverzüglich eine Niederschrift anzufertigen, außerdem führt der Verwalter die Beschluss-Sammlung (§ 24 Abs. 6 bis 8 WEG).
• Einsicht in Unterlagen: Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG).

Eine feste gesetzliche Frist für die Jahresabrechnung gibt es nicht. Nach verbreiteter Auffassung in Rechtsprechung und Fachliteratur muss sie aber in den ersten Monaten des Folgejahres vorliegen, spätestens etwa zur Jahresmitte. Ist die Abrechnung für das Vorjahr im Herbst noch nicht erstellt, ist das kein Versehen mehr, sondern eine erhebliche Pflichtverletzung. Wie eine ordentliche Abrechnung aussieht, lesen Sie im Ratgeber WEG-Jahresabrechnung verstehen und prüfen.

Schritt 1: Alles schriftlich dokumentieren

Ärger allein reicht später nicht als Begründung. Legen Sie deshalb eine einfache Chronik an, am besten gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat oder anderen Eigentümern:

• Datum und Inhalt jeder E-Mail, jedes Anrufs und jedes Schreibens an die Verwaltung
• Einlieferungs- und Rückscheinbelege von Einschreiben
• Datum der letzten Eigentümerversammlung und offene Tagesordnungspunkte
• Welche Abrechnungen, Wirtschaftspläne und Protokolle fehlen
• Unerledigte Schäden oder Beschlüsse, die nicht umgesetzt wurden

Diese Übersicht brauchen Sie für die nächsten Schritte, insbesondere wenn der Verwalter aus wichtigem Grund gekündigt werden soll.

Schritt 2: Eine Versammlung verlangen und Frist setzen

Das wichtigste Werkzeug der Eigentümer steht in § 24 Abs. 2 WEG: Verlangen mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform und unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss der Verwalter sie einberufen. Gezählt wird nach Köpfen, nicht nach Miteigentumsanteilen, sofern Ihre Gemeinschaftsordnung nichts anderes regelt. Textform heißt: Eine E-Mail genügt, eine eigenhändige Unterschrift ist nicht nötig. Ein Einschreiben ist trotzdem sinnvoll, weil Sie den Zugang beweisen können.

Nennen Sie im Schreiben konkret die gewünschten Tagesordnungspunkte und setzen Sie eine angemessene Frist, etwa zwei Wochen, bis zu der die Einladung verschickt sein muss. Ein Muster:

Schritt 3: Wenn der Verwalter nicht einlädt

Lässt der Verwalter die Frist verstreichen, gilt das als pflichtwidrige Weigerung. Dann regelt § 24 Abs. 3 WEG, wer stattdessen einladen darf. Hier kommt es entscheidend darauf an, ob Ihre Gemeinschaft einen Verwaltungsbeirat hat:

• Mit Verwaltungsbeirat: Der Vorsitzende des Beirats oder sein Vertreter beruft die Versammlung ein. Das ist der einfachste und sicherste Weg.
• Ohne Verwaltungsbeirat: Einladen darf ein Eigentümer, der durch Beschluss dazu ermächtigt wurde. Ohne Versammlung lässt sich ein solcher Beschluss nur im Umlaufverfahren fassen, also mit Zustimmung aller Eigentümer (§ 23 Abs. 3 WEG). Ist das nicht erreichbar, bleibt der Weg zum Gericht (Schritt 6).

Für die Einladung gilt: Textform, Frist von mindestens drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG) und eine Tagesordnung, aus der jeder Eigentümer erkennen kann, worüber beschlossen wird. Mehr zu Ablauf und Fristen finden Sie im Ratgeber Eigentümerversammlung.

Schritt 4: Verwalter abberufen und Vertrag kündigen

In der Versammlung stimmen Sie über die Abberufung ab. Seit der WEG-Reform gilt nach § 26 Abs. 3 WEG: „Der Verwalter kann jederzeit abberufen werden.“ Ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr nötig, es genügt die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen. Eine Mindestzahl anwesender Eigentümer (Beschlussfähigkeit) gibt es seit der Reform nicht mehr.

Juristisch sind zwei Dinge zu unterscheiden:

• Die Bestellung (das Amt) endet mit dem Abberufungsbeschluss sofort.
• Der Verwaltervertrag endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Läuft er laut Vertrag schon früher aus, endet er zu diesem früheren Termin. Bis dahin kann der bisherige Verwalter grundsätzlich noch Vergütung verlangen.

Liegen schwere Pflichtverletzungen vor, etwa monatelang keine Abrechnung, keine Versammlung und keine Reaktion auf Schreiben, kommt zusätzlich eine fristlose Kündigung aus wichtigem Grund nach § 626 BGB in Betracht. Dann entfällt auch der Vergütungsanspruch für die Restlaufzeit. Diese Kündigung muss innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Gründe erklärt werden (§ 626 Abs. 2 BGB). Beschließen Sie deshalb am besten: Abberufung, fristlose Kündigung aus wichtigem Grund und hilfsweise ordentliche Kündigung zum nächstmöglichen Termin.

Gegenüber dem Verwalter wird die Gemeinschaft dabei vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder von einem durch Beschluss ermächtigten Eigentümer vertreten (§ 9b Abs. 2 WEG). Lassen Sie diese Person im selben Beschluss ausdrücklich ermächtigen, die Kündigung zu erklären.

Schritt 5: Neue Verwaltung bestellen

Die Abberufung allein löst Ihr Problem nicht, die Gemeinschaft braucht direkt eine neue Verwaltung. Setzen Sie deshalb die Bestellung als eigenen Tagesordnungspunkt auf dieselbe Einladung. Darauf sollten Sie achten:

• Mehrere Angebote: Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs sollen den Eigentümern bei der Neubestellung grundsätzlich Alternativangebote vorliegen. Holen Sie zwei bis drei Angebote ein und verschicken Sie sie mit der Einladung.
• Zertifizierter Verwalter: Jeder Eigentümer kann grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG bestellt wird (§ 19 Abs. 2 Nr. 6 WEG). Bei Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten gilt das nur, wenn mindestens ein Drittel der Eigentümer es verlangt.
• Laufzeit: Die Bestellung darf höchstens fünf Jahre dauern (§ 26 Abs. 2 WEG).
• Vertrag unterschreiben: Ermächtigen Sie den Beiratsvorsitzenden oder einen Eigentümer, den Verwaltervertrag im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen.

Schritt 6: Wenn gar nichts geht: das Gericht

Gibt es keinen Beirat und kommt kein Umlaufbeschluss zustande, oder verweigert der Verwalter nach seiner Abberufung die Herausgabe der Unterlagen, hilft das Amtsgericht am Ort der Wohnanlage. Zwei Wege sind besonders wichtig:

• Beschlussersetzungsklage (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG): Wird ein notwendiger Beschluss nicht gefasst, kann das Gericht ihn auf Klage eines einzelnen Eigentümers ersetzen. So kann zum Beispiel ein Eigentümer zur Einberufung ermächtigt oder ein Verwalter bestellt werden. Die Klage richtet sich gegen die Gemeinschaft, nicht gegen einzelne Eigentümer (§ 44 Abs. 2 WEG). In dringenden Fällen ist eine einstweilige Verfügung möglich.
• Herausgabe der Unterlagen: Akten, Belege, Beschluss-Sammlung und Kontounterlagen gehören der Gemeinschaft. Der abberufene Verwalter muss sie herausgeben (§§ 675, 667 BGB). Weigert er sich, kann die Gemeinschaft, vertreten durch die neue Verwaltung, auf Herausgabe klagen.

Bei gerichtlichen Schritten sollten Sie einen Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht einschalten. Eine gute neue Verwaltung arbeitet dabei eng mit dem Anwalt zusammen und liefert die Unterlagen und die Chronik zu.

Was Sie besser nicht tun sollten

• Hausgeld zurückhalten: Ihr Hausgeld schulden Sie der Gemeinschaft, nicht dem Verwalter. Wer nicht zahlt, schadet den Miteigentümern und riskiert Mahnungen und Verzugszinsen.
• Selbst ohne Berechtigung einladen: Beschlüsse einer nicht ordnungsgemäß einberufenen Versammlung sind angreifbar oder sogar nichtig. Halten Sie sich an § 24 Abs. 3 WEG.
• Zu lange warten: Jeder Monat ohne funktionierende Verwaltung kostet Geld, etwa durch liegengebliebene Schäden, fehlende Nachzahlungen aus der Abrechnung oder versäumte Fristen bei Versicherungen.
• Konflikte öffentlich austragen: Bleiben Sie in Schreiben sachlich. Eine nüchterne, gut dokumentierte Begründung überzeugt Miteigentümer und im Zweifel auch ein Gericht.

So arbeiten wir: Transparenz statt Funkstille

Dass Eigentümer ihrer Verwaltung hinterhertelefonieren müssen, sollte es nicht geben. Bei ImmoXpertGroup Hausverwaltung & Immobilien in Bad Buchau gilt deshalb:

• Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Anlage persönlich kennt und erreichbar ist
• Schnelle Rückmeldung auf E-Mails und Anrufe, dazu eine Notfallnummer rund um die Uhr
• Jahresabrechnung, Vermögensbericht und Wirtschaftsplan pünktlich und so aufbereitet, dass sie auch Nicht-Fachleute verstehen
• Protokolle unmittelbar nach der Versammlung und eine vollständige Beschluss-Sammlung
• Digitaler Zugang zu Protokollen, Abrechnungen und Unterlagen für Eigentümer und Beirat (mehr zum Eigentümerportal)
• Begleitung beim Wechsel: Wir bereiten Einladung, Tagesordnung und Beschlussvorlagen für Ihren Beirat vor und organisieren nach der Bestellung die Übergabe mit der Vorverwaltung

Wie der Wechsel im Detail abläuft, erklärt unser Ratgeber Hausverwaltung wechseln. Wie gut Ihre jetzige Verwaltung tatsächlich arbeitet, können Sie in wenigen Minuten mit unserem Verwalter-Check prüfen.

Fazit

Eine Verwaltung, die nicht reagiert, keine Versammlung einberuft und keine Abrechnung vorlegt, müssen Sie nicht aussitzen, auch nicht bis zum Vertragsende. Mit einem Einberufungsverlangen nach § 24 Abs. 2 WEG, notfalls der Einladung durch den Beirat und einem Abberufungsbeschluss nach § 26 Abs. 3 WEG haben Sie es selbst in der Hand. Entscheidend ist, die Schritte in der richtigen Reihenfolge und formal sauber zu gehen. Dabei unterstützen wir Sie gerne, unverbindlich und vor Ort.

Hinweis: Dieser Ratgeber dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich sind das Wohnungseigentumsgesetz in der seit 1. Dezember 2020 geltenden Fassung sowie Ihre Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung. Stand: Oktober 2026.