Nebenkostenabrechnung für Vermieter: Was ist umlagefähig?
Umlagefähige Betriebskosten, Fristen, Verteilerschlüssel und die Besonderheiten bei vermieteten Eigentumswohnungen: So rechnen Vermieter richtig ab.
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- Umlagefähig sind nur Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung und nur, wenn der Mietvertrag es vorsieht.
- Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen.
- Verwaltungskosten, Instandhaltung und die Erhaltungsrücklage dürfen nicht umgelegt werden.
- Bei Eigentumswohnungen muss die WEG-Abrechnung in eine eigene Mieterabrechnung überführt werden.
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter die unbeliebteste Aufgabe des Jahres. Fehler sind teuer: Wer zu spät abrechnet oder nicht umlagefähige Kosten ansetzt, verliert Geld oder riskiert Streit mit dem Mieter. Dieser Ratgeber zeigt, was umlagefähig ist, welche Fristen gelten und worauf Vermieter von Eigentumswohnungen besonders achten müssen.
Welche Nebenkosten sind umlagefähig?
Umlegen dürfen Vermieter nur Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung, und auch nur dann, wenn dies im Mietvertrag vereinbart ist. Dazu gehören insbesondere:
| Umlagefähig | Nicht umlagefähig |
|---|---|
| Grundsteuer | Verwaltungskosten, Verwaltervergütung |
| Wasser und Abwasser | Instandhaltung und Reparaturen |
| Heizung und Warmwasser | Erhaltungsrücklage |
| Aufzug | Kontoführungs- und Bankgebühren |
| Straßenreinigung und Müllabfuhr | Leerstandskosten |
| Hausreinigung, Gartenpflege, Beleuchtung | Kosten für Rechtsstreitigkeiten |
| Schornsteinfeger, Versicherungen, Hausmeister | Anschaffung neuer Geräte |
Unter „sonstige Betriebskosten“ können weitere laufende Kosten fallen, etwa die Wartung von Rauchwarnmeldern. Diese müssen im Mietvertrag aber ausdrücklich genannt sein.
Fristen: Wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Nach § 556 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember also bis zum 31. Dezember des Folgejahres. Kommt sie später, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, ein Guthaben muss er trotzdem auszahlen. Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate Zeit, Einwendungen zu erheben.
Wie werden die Kosten verteilt?
- Nach Wohnfläche: der gesetzliche Regelfall, wenn nichts anderes vereinbart ist
- Nach Verbrauch: Pflicht für einen Großteil der Heiz- und Warmwasserkosten nach der Heizkostenverordnung, üblich auch bei Wasser mit Zählern
- Nach Personen oder Einheiten: wenn vertraglich vereinbart, etwa bei Müll
Seit 2023 müssen Vermieter bei Heizungen mit fossilen Brennstoffen außerdem die CO₂-Kosten nach einem Stufenmodell zwischen sich und dem Mieter aufteilen. Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer ist der Anteil des Vermieters.
Besonderheit bei Eigentumswohnungen
Die WEG-Jahresabrechnung ist keine Nebenkostenabrechnung für den Mieter. Sie enthält auch nicht umlagefähige Positionen wie Verwaltervergütung, Instandhaltung und Rücklage. Der Vermieter muss daraus die umlagefähigen Betriebskosten herausrechnen und eine eigene Abrechnung erstellen. Weil die WEG-Abrechnung oft erst im Laufe des Folgejahres vorliegt, wird die Zwölfmonatsfrist schnell knapp. Eine pünktliche WEG-Verwaltung ist deshalb auch für Vermieter bares Geld wert.
Häufige Fehler
- Abrechnung kommt nach Ablauf der Frist
- Nicht umlagefähige Kosten wie Verwaltung oder Reparaturen werden umgelegt
- Vorauszahlungen des Mieters fehlen oder sind falsch übernommen
- Verteilerschlüssel weicht vom Mietvertrag ab
- Heizkosten werden nicht nach Verbrauch abgerechnet
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Mit unserer Mietverwaltung erstellen wir die Nebenkostenabrechnung fristgerecht und rechtssicher für Sie und beantworten Rückfragen Ihrer Mieter. Sie sehen alle Unterlagen jederzeit digital ein.
